Evaluación del plan estratégico de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo

            En la clase del miércoles, 26 de febrero de 2014 se discutió el significado de visión, misión, meta y objetivo.  Cada una de las definiciones tomó como premisa la función de los términos en relación a la administración y la planificación.  Las definiciones junto a sus características se aplicaron en la evaluación del plan estratégico de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo.  El plan, adjunto en este blog, está en proceso de revisión.  La Dra. Ortiz tomó el mismo como ejemplo para el proceso de evaluación de un plan estratégico.  En la discusión del curso se observaron los diversos aspectos del plan y cada estudiante aportó y comentó sobre los aspectos que se deben modificar.  A continuación, se presentarán las observaciones del plan de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo.

I.               Visión

A.     Visión actual #1:
      «La Biblioteca Santiago Iglesias, hijo, de la Escuela de Arquitectura, es la única colección especializada en su área en Puerto Rico.  La misma forma parte integral y fundamental de la comunidad de aprendizaje, como lo es la Universidad.  Su visión es proveer el ambiente, la tecnología, los servicios y los recursos informativos necesarios para apoyar la labor docente e investigativa en el área de arquitectura y temas relacionados.  La Biblioteca desempeña un rol esencial en la formación intelectual de sus usuarios, tanto internos como externos, al proveer acceso a una colección con un alcance amplio y profundo en su área de especialización.  La Escuela de Arquitectura se visualiza como una Institución que, además de tener relevancia local, está en vías de internacionalizarse.  Por lo tanto, la Biblioteca procura continuar su desarrollo a la par con las aspiraciones de la Escuela».

B.     Versión actual #2:
      «La Biblioteca Santiago Iglesias, hijo es la única colección especializada en arquitectura en Puerto Rico.  Tiene como visión proveer el ambiente, la tecnología y los recursos informativos necesarios para apoyar la labor docente e investigativa en el área de la arquitectura y temas relacionados.  La Biblioteca juega un papel importante en la formación intelectual de sus usuarios al proveer acceso a una colección con un alcance amplio y profundo en su área de especialización.  La Escuela de Arquitectura se visualiza como una que, además de su relevancia local, está en vías de internacionalizarse.  Por tanto, la Biblioteca procura continuar su desarrollo a la par de las aspiraciones de la Escuela».

C.     Observaciones:
      Stueart y Moran recomiendan que la visión de un plan estratégico sea llamativa y memorable.  Para ello, se requiere una visión concisa y directa[1].  Esta debe reflejar lo que la institución desea alcanzar en el futuro.  Para ello, el texto debe ser audaz y hasta cierto punto agresivo.  La institución debe ser capaz de apoderarse de lo establecido y su aspiración.  Con esto dicho, se sugiere que la visión de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo, considere estas características.  Además, debe buscar mencionar el futuro, en vez de centrarse en sus actividades actuales.  Dicha aspiración futurística también debe estar entrelazada con el Caribe pues, la biblioteca es una de las colecciones más completas del continente.  Ejercer este enfoque continental ayuda al apoderamiento de la biblioteca de lo que quiere alcanzar a la vez que presenta una meta verosímil.
      El texto también debe de tener una voz activa.  Ambas versiones están redactadas en voz pasiva, lo cual contradice las recomendaciones de Stueart y Moran (2007).
      En el texto de la primera versión, se narra parte del trasfondo de la institución y se identifica el público.  A pesar de que la visión debe tener estos elementos en cuenta, incluirlos en el texto es abrumador.  Se supone que al crear una visión clara, memorable y concisa, se entienda que se está tomando en cuenta estos aspectos, pues el usuario de la unidad debe sentirse identificado y el personal debe reconocer que el trasfondo de la institución está enmarcado.

D.    Visión sugerida:
      - Proveer el acceso al conocimiento arquitectónico de Puerto Rico y el Caribe.
      - Enriquecer la comunidad de profesionales de la arquitectura de Puerto Rico y el Caribe.

II.             Misión

A.     Misión actual #1:
      «La Biblioteca Santiago Iglesias, hijo, proveer los recursos informativos y servicios que apoyen la misión docente e investigativa de la comunidad académica a la cual sirve y a la comunidad extendida.  Su propósito es complementar la tarea académica que se realiza en el salón de clases, proveyendo asistencia en el uso de los recursos informativos y la enseñanza de destrezas de información.  La Biblioteca brinda servicio a los profesores, estudiantes graduados y sub-graduados, al igual que a la comunidad de arquitectos, profesionales de áreas relacionadas y público general.  Como colección especializada, en el área de la arquitectura y temas relacionados, la biblioteca forma parte del engranaje académico de la Escuela de Arquitectura.  La biblioteca que procura fomentar los hábitos de aprendizaje requeridos para formar universitarios comprometidos con un proceso de desarrollo del conocimiento que sea de por vida.  De esta manera, se cumple con la misión universitaria de contribuir al desarrollo, cultivo y disfrute de los valores estéticos y éticos de la cultura».

B.     Visión actual #2:
      «La misión de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo de la Escuela de Arquitectura es proveer los recursos informativos y servicios que apoyen la misión docente e investigativa de la unidad a que sirve.  Su propósito es complementar la tarea académica que se realiza en el salón de clases, facilitando el acceso a la información a nuestros usuarios.  La Biblioteca brinda servicio a los profesores, estudiantes graduados y sub-graduados al igual que a la comunidad de arquitectos, profesionales de áreas relacionadas y público general».

C.     Observaciones:
      Al igual que la visión, ambas misiones del documento son extensas.  Inclusive, al compararlas son similares.  Por un lado, la similitud entre ambas partes es positiva.  Esto denota continuidad y estabilidad en el documento.  Se sugiere que la misión comparta cualidades y componentes de la visión.  Sin embargo, la misión también debe ser una concisa y activa.  Igualmente, debe hacer referencia al futuro de la unidad.  Otro de los aspectos que la misión debe tener en cuenta es el enfoque institucional; en este caso el de la Escuela de Arquitectura y el de la Universidad.
      Un aspecto acertado en la misión de la Biblioteca es mencionar su función como facilitadora de información y como centro de investigación.  La mención de estos aspectos es una importante debido a la naturaleza de la unidad y al público que le sirve.

D.    Misión sugerida:
- Brindar los recursos informativos que complementen la gestión profesional de la comunidad de arquitectos de Puerto Rico y el Caribe.
- Complementar la tarea académica de los profesionales de la comunidad de arquitectos a través de diversos recursos informativos.

III.           Metas
      El plan estratégico de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo no posee una sección donde se delineen las metas.  Se sugiere que como parte de una unidad educativa y de servicio, se mencionen las metas de la Biblioteca.  Estas metas deben tomar en cuenta las fortalezas y debilidades enunciadas en el documento y complementarlas con los objetivos que se mencionan en la siguiente parte.  Un aspecto que debe tomar en cuenta primordialmente es las debilidades.  Las metas de la unidad deben servir para mejorar y sobrellevar las debilidades y carencias de la Biblioteca.  A través de esto, la unidad podrá cumplir con su visión y misión a cabalidad.  Cabe mencionar que, como parte de la revisión y elaboración del plan estratégico, el personal involucrado debe analizar cuáles aspectos de la unidad han mejorado y cuáles han permanecido.  Además, se debe tomar en cuenta si el enfoque de la Biblioteca continúa siendo el mismo o si ha cambiado a raíz de las nuevas tendencias en el campo de la información y las prácticas de la profesión arquitectónica.

IV.            Objetivos

A.    Objetivos actuales:

1. Seleccionar materiales y desarrollar colecciones que apoyen el currículo graduado y sub-graduado de la Escuela de Arquitectura de la Universidad de Puerto Rico.
2. Desarrollar y mantener el control bibliográfico de las colecciones actualizado.
3. Evaluar los servicios ofrecidos a los usuarios.
4. Desarrollar un plan de adiestramiento para el personal.
5. Divulgar y fomentar el uso de la Biblioteca.
6. Adquirir y promover el uso de tecnología en el manejo de la información.

B.    Observaciones:
     Durante la clase no se discutieron a fondo los objetivos de un plan estratégico o los de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo.  Sin embargo, se discutió la definición de lo que es un objetivo y sus características.
     En el capítulo sobre planificación estratégica de Stueart y Moran (2007), se delinean los componentes que deben mencionar los objetivos de un plan estratégico efectivo.  Al comparar los componentes mencionados, se entienden que éstos son muy simples para una biblioteca de carácter académico y especializada.  Se entiende que los objetivos de la Biblioteca deben hacer mención de las actividades que la unidad lleva a cabo y las que desea que se cumplan satisfactoriamente.  Los objetivos deben mencionar la gestión académica de la Escuela de Arquitectura de la Universidad, los servicios que desea incorporar y el público potencial (profesionales de la comunidad arquitectónica y áreas relacionadas).  Cada uno de los enunciados deben presentar un lenguaje que refleje el futuro y se sugiere el uso de una voz activa.  Paralelamente, se sugiere que el objetivo tenga algún elemento de adecuación.
     Los objetivos planteados deben estar justificados con un plan de acción que conlleve actividades.  Para conocer si los objetivos son alcanzados se deben establecer indicadores de éxito.  El documento estudiado provee un listado de actividades para alcanzar los objetivos.  Sin embargo, los indicadores de éxito se delimitan a mencionar los métodos de evaluación.  Se entiende que los indicadores de éxito deben presentar acciones o métodos observables.  A través de acciones observables se puede presentar evidencia concreta del éxito de la metodología implementada para alcanzar los objetivos delineados por la Biblioteca.

C.    Objetivos sugeridos:
1. Desarrollar colecciones y ofrecer materiales actualizados que apoyen el currículo de la Escuela de Arquitectura de la Universidad de Puerto Rico.
2.Cumplir con el desarrollo y manteamiento del control bibliográfico de las colecciones utilizando las reglas vigentes.
3. Ofrecer un adiestramiento continuo al personal.
4. Divulgar y fomentar el uso de los recursos de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo a la comunidad académica y caribeña.
5. Implementar el uso de la tecnología en la gestión informacional y profesional.
6. Expandir el acervo de la Biblioteca a través de  servicios virtuales.

       Para la implementación de un plan estratégico efectivo se necesita desarrollar componentes alcanzables.  Al evaluar el plan de la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo, se puede observar la necesidad de editar y modificar varios elementos; uno de ellos la voz utilizada.  El plan utiliza elementos y descriptores simples.  Sin embargo, desde su implementación la unidad ha evolucionado y se entiende que ha expandido sus horizontes.  Al visitar la unidad se puede observar la implementación efectiva de recursos virtuales y el desarrollo de los learning commons[2].

       El plan estudiado sirve como un hincapié para la evaluación de cómo la biblioteca ha evolucionado y cuál es el camino al que se debe dirigir.  Su visión y misión, a pesar de ser una extensa, refleja la integración de la Escuela de Arquitectura a su quehacer.  Ahora solo se necesita la coordinación de componentes memorables que reflejen una visión sobre lo que se desea alcanzar.  Como menciono anteriormente, tanto la misión como la visión deben ser elementos ambiciosos.  La biblioteca debe ser capaz de apoderarse de ellos a través de un plan de acción establecido y delineado en los objetivos y en las metas.

       Finalmente, se sugiere que la Biblioteca Santiago Iglesias, hijo haga un estudio de las fortalezas y debilidades actuales de la unidad.  Este estudio dará luz de lo que en realidad se necesita implantar en la unidad y cómo se van a satisfacer las necesidades informacionales de los usuarios actuales y potenciales.

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[1] Stueart, R.D, Morner, C.J & Moran, B.B. (2007) Chapter 2: The planning process. Library and Information Center Management (pp. 32-86). Westport, CT: Libraries Unlimited.

[2] Educase (2011) 7 things you should know about.  The modern learning commons. Autor. Recuperado de: http://net.educause.edu/ir/library/pdf/eli7071.pdf