Evaluación de un plan estratégico

I.               Definición de Planificación Estratégica

            Un plan estratégico implica y conlleva un proceso de análisis el cual envuelve: el avalúo del futuro, objetivos que se desean alcanzar en relación al futuro, el curso a tomar para lograr esos objetivos, y vías alternas en caso de que las establecidas no funcionen (Stueart y Moran, 2007).  En el proceso se toma en consideración la recolección y el análisis de las funciones y programas de la biblioteca, al igual que las necesidades actuales de la unidad.  Según la literatura consultada, la planificación siempre toma en cuenta las situaciones que puedan desarrollarse y los cambios.  Stueart y Moran (2007) hace un énfasis sobre cambio y el futuro, considerándolos como hincapiés en el proceso de planificación y administración de una unidad informacional.

            La planificación estratégica siempre debe tomar en consideración al usuario de la biblioteca (Drucker según Stueart y Moran, 2007).  A su vez, debe describir la visión, misión, metas, objetivos y las estrategias que se plantean emplear para el desarrollo continúo de la unidad.  «It is a process of translating decisions into policies and policies into actions» (p. 43).  Para el desarrollo de este plan, se recomienda que todos los agentes que trabajan en la unidad participen o que haya algún tipo de representación de cada agente que labora y participa en la biblioteca.  La revisión de un plan debe estar en constante revisión y debe adaptarse a las diversas situaciones que puedan surgir una vez se implemente.

            El plan estratégico se enfoca en los siguientes asuntos de la biblioteca:

·      nueva dirección a la que se encamina la unidad

·      mercadeo de los servicios y recursos

·      crecimiento

·      finanzas

·      preocupaciones organizacionales

·      personal que labora

·      relaciones públicas.

Sin embargo, cada uno de estos aspectos está entrelazados con las siguientes áreas de la unidad:

·      servicios

·      colecciones

·      control bibliográfico

·      recursos humanos

·      facilidades físicas

·      ambiente

·      colaboración

·      avance o logros institucionales.

            Cabe mencionar que cada uno de los aspectos identificados y requeridos para la elaboración de un plan estratégico deben de desarrollarse tomando en cuenta los valores de la institución.

II.             Unidad Seleccionada

            La unidad de información que seleccionó para la visita virtual de un país extranjero es la Biblioteca Pública de Seattle.  Esta unidad cuenta con 28 unidades entre ellas una móvil dirigida a cuatro grupos de usuarios: niños, envejecientes, usuarios con impedimentos físicos y servicio a domicilio.  En la próxima entrada a este blog se detallarán los diversos aspectos del portal de esta unidad, al igual que sus servicios en línea.

            En una búsqueda a través del portal, la biblioteca ofrece información sobre su administración, organización, plan estratégico, presupuesto por años (2010-2012), operaciones, puestos, ofertas de trabajo, formas de contribuir con la biblioteca, política de la unidad entre otros detalles de carácter administrativo.  Para propósitos de esta entrada, se estará evaluando el plan estratégico del 2011-2015.  Este documento está disponible en formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en una de las secciones dedicadas al tema de About the Library.  Cabe mencionar que la biblioteca ofrece una traducción del documento en seis (6) idiomas; entre ellos en español.  El plan en inglés cuenta con 32 páginas y fue incorporado en febrero de 2011.

III.           Evaluación del plan

            El plan estratégico de la Biblioteca Pública de Seattle está dividido en cuatro partes: introducción, enunciados guías, y resumen de las metas y objetivos.  En cada una de las partes, hay subtemas que detallan al lector los procedimientos y planes que se plantean efectuar.

            En la sección de la introducción se delinea el propósito del plan, el proceso de desarrollo del documento, las personas consultadas y los temas discutidos.  A pesar de que una de las subsecciones (Planning Process and Inputs) narra el trasfondo de las necesidades recientes de la biblioteca, la sección obvia mencionar el desarrollo de años previos antes del 2010.  Sin embargo, se debe resaltar que el plan es asertivo al mencionar los temas y participantes del documento.  Estos brindan un buen trasfondo sobre los valores de la institución y sus fines como entidad enfocada en servicios de la información para la comunidad.  En la subsección del propósito del plan, se delinean los principios de la planificación.  Estos coinciden con gran parte de los mencionado en el capítulo de Stueart y Moran (2007) sobre el proceso de la planificación en unidades de información.

            La misión y la visión de la biblioteca están planteados en la segunda sección del plan, Guiding Statements.  Sin embargo, estos aparentan ser muy genéricos.  Tanto la misión como la visión de la biblioteca están delineados en una oración.  Estos en realidad no hacen mención de la misión de la biblioteca, sólo se plantea un enfoque genérico y de carácter comunitario.  Por su parte los Guiding Principles, describen diversos enunciados enfocados a los diferentes servicios que ofrece la unidad.  Estos muestras aspectos holísticos de la unidad, pero no indican cuáles se clasifican como visión o misión.

            La sección del resumen de las metas y los objetivos, se incluye el plan de trabajo que la unidad desea implantar para el periodo estipulado. Al igual que el texto de Stueart y Moran (2007), esta sección está centrada en el cambio y en el futuro.  El documento presenta una mira holística y flexible a lo que puede ofrecer la biblioteca como unidad informacional y organización comunitaria.  Además de lo mencionado, esta sección cita objetivos y misiones de la American Library Association (ALA) con el fin de justificar su propuesta.

            En la sección de los agradecimientos, se delinea por sección el personal de la biblioteca, los participantes del comité para la creación del plan estratégico, la junta de síndicos de la biblioteca y el personal administrativo de la biblioteca.  En esta parte también se menciona las estrategias utilizadas para desarrollar el plan; entre ellas actividades para conocer las necesidades de los usuarios.

IV.            Observaciones

            El plan estratégico de la Biblioteca Pública de Seattle parece ser uno completo.  El documento detalla varios aspectos discutidos en la lectura de Stueart y Moran.  A su vez, está redactado en un lenguaje simple y las secciones están expresadas de forma concisa.  Estas cualidades ayudan a que el usuario de la biblioteca tenga un entendimiento de los proyectos que la unidad propone implementar o continuar.  Su simpleza también le brinda al lector un trasfondo de las necesidades actuales de la unidad.

            No obstante, el plan no está exento de sus críticas.  Como se menciona en la sección previa de este escrito, la misión y visión del plan es una genérica.  Los principios de la institución fueron mejor delineados que la misión y la visión de la unidad.  Estos dos aspectos del plan, a pesar de intentar enfocarse en la región a la que sirve, son muy genéricos.  El más incompleto es la visión de la biblioteca, el cual sólo se limita a mencionar la oportunidad de éxito.  En la oración no se menciona como se pretende alcanzar el mismo.  Por ende, el usuario o el lector se ve forzado a leer otras secciones del documento para tener un mejor entendimiento de este planteamiento.

            Uno de los aspectos exitosos del plan es su estilo.  El mismo es uno llamativo desde el punto organizacional y gráfico.  A lo largo del documento se presentan imágenes que ejemplifican los servicios ofrecidos en la unidad.  Esto registra que la biblioteca es una activa en la comunidad y en la ciudad.  Paralelamente el lenguaje es simple y está dirigido al usuario de la unidad.  El lenguaje utilizado a lo largo del plan evita utilizar la jerga profesional de la disciplina bibliotecaria.  Esto da a entender que el enfoque del plan siempre es el público.

            Otra de los fallos del plan es que presenta muchos temas y secciones mezclados.  A pesar de que este tipo de práctica fuerza a que el comité redacte partes más extensas, el lector puede sentir que esas partes fueron obviadas o que son difíciles de extraer dentro del mismo texto.

            En el desarrollo de un plan se entiende que se debe ser claro y abierto en cuanto a las necesidades de la unidad y de los usuarios.

V.              Referencias

Stueart, R.D, Morner, C.J & Moran, B.B. (2007) Chapter 2: The planning process. Library and Information Center Management (pp. 32-86). Westport, CT: Libraries Unlimited.